Vergaderen kan ontzettend slecht zijn voor het milieu. Je kunt het je anno 2020 wellicht niet voorstellen, maar er zijn nog talloze bedrijven waar voor iedere meeting tientallen documenten (soms wel per persoon!) worden geprint. Terwijl dit een proces is dat totaal overbodig is.
Papier tijdens vergaderingen
Waarom er zoveel papier geprint wordt voor vergaderingen? Vaak hebben we dat zelf niet eens door. In de aanloop naar een vergadering worden documenten die iedereen dient te lezen op ieders bureau gelegd. Tijdens de vergaderingen neemt iedereen zijn of haar voorbereidde werk mee, ook vaak geprint. Om het helemaal af te maken worden na afloop de notulen vaak geprint (of ze worden zelfs met het hand geschreven tijdens de vergadering zelf). Waarschijnlijk is het nu wel tot je doorgedrongen dat er inderdaad ontzettend veel ‘nutteloos’ papier gebruikt wordt tijdens vergaderingen
Papierloos vergaderen
De oplossing om van al dat papier af te komen, is gebruik maken van een oplossing waarmee papierloze vergaderingen gefaciliteerd kunnen worden. Er zijn speciale vergadertools op de markt waarmee het gehele vergaderproces gedigitaliseerd wordt: aanvullende documenten worden geüpload in het systeem, notulen worden digitaal gemaakt en na afloop worden alle documenten geautomatiseerd rondgestuurd. Om te waarborgen dat iedereen zijn of haar werk daadwerkelijk doet, heeft iedereen binnen het bedrijf toegang tot een gepersonaliseerd dashboard. Hierin vind je je eigen actiepunten, vergaderingen en aanvullende documenten. Papierloos vergaderen wordt gefaciliteerd door de vergadertool Notulen Software.
Voor een kleine investering van nog geen twee tientjes per maand is het voor ieder bedrijf mogelijk om over te stappen op papierloos vergaderen. Op deze manier ben je niet alleen goed voor het milieu, maar bespaar je onder de streep ook een hoop tijd.